Zásady zpracování osobních údajů ve společnosti V – TOP EUROPE, s.r.o.

Tyto zásady zpracování osobních údajů ve společnosti V – TOP EUROPE, s.r.o., jsou obecně platnými zásadami ochrany a zpracování osobních údajů fyzických osob (dále jako „subjekty údajů“), které jsou zpracovány na základě NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU
A RADY (EU) 2016/679, ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů). Toto nařízení vstoupilo v platnost dnem 25. května 2018. Specifická pravidla týkající se ochrany osobních údajů uchazečů o zaměstnání jsou upravena zvlášť.

Název a kontaktní údaje správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnost V – TOP EUROPE, s.r.o., IČO 25795040, se sídlem Františka Diviše 1012, Uhříněves, 104 00 Praha 10, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 70935 (dále jen V-TOP).

Správce je možno kontaktovat:

telefonicky na čísle +420 720 995 374 (pondělí – pátek 09:00 – 16:00)
e-mailem na adrese info@vtop.cz
písemně na adrese sídla V-TOP Františka Diviše 1012, 104 00 Praha 10 – Uhříněves.

Údaje pověřence pro ochranu osobních údajů

V-TOP jmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je Ing. Lumír Kymr, mobil +420 603 217 821, mail lumir.kymr@outlook.com

Zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány v rozsahu, který je nezbytně nutný pro podnikatelskou činnost firmy V-TOP a pro řádné poskytování jednotlivých plnění. Osobní údaje jsou společností V-TOP zpracovávány bez souhlasu subjektu údajů nebo se souhlasem subjektu údajů.

Bez souhlasu subjektu údajů je společnost V-TOP oprávněna zpracovávat osobní údaje za účelem:

plnění povinností V-TOP, které vyplývají z uzavřených smluv nebo z povinností daných závaznou objednávkou,
plnění povinností V-TOP, které jsou uloženy právními předpisy,
zajištění ochrany práv společnosti V-TOP (např. uplatnění nároků u soudů, pojišťoven apod.).

Pokud subjekt údajů odmítne společnosti V-TOP osobní údaje za účelem výše specifikovaného zpracování sdělit, nebude možné zajistit poskytnutí příslušného plnění, pro jehož splnění jsou dané osobní údaje nezbytné.

Právní základ pro zpracování osobních údajů

V-TOP zpracovává osobní údaje zákazníků (zejména identifikační a kontaktní údaje) z důvodu dodržování zejména následujících zákonů:

zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, v platném znění,
zákon č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, v platném znění,
zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění,
zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, v platném znění,
zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, v platném znění,

Kategorie osobních údajů, které společnost V-TOP zpracovává

Identifikační údaje (sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci):

jméno, příjmení, titul
adresa zaměstnavatele (společnosti, kterou zastupuje),
u subjektů údajů, které jsou podnikateli dále identifikační číslo, resp. daňové identifikační číslo.

Kontaktní údaje (sloužící ke komunikaci):

kontaktní adresa,
mailová adresa,
telefonní číslo,
identifikátory dalších komunikačních služeb jako Skype, What's up apod.

Údaje o poskytnutém smluvním plnění:

údaje o tom, jaké zboží si zákazník zakoupil,
záznamy komunikace, apod.

Síťové identifikátory (cookies apod.):

informace o zobrazení webových stránek společnosti V-TOP

Příjemci a zpracovatelé osobních údajů

V-TOP pro zpracování některých osobních údajů pro své potřeby využívá zpracovatele osobních údajů. Zpracovatel používá postupy a pravidla, které zaručují splnění požadavků obecného nařízení a ochranu práv subjektů údajů. Zpracování osobních údajů zpracovatelem probíhá na základě smlouvy o zpracování osobních údajů.

Zpracovatelem osobních údajů je osoba, která vede účetnictví.

Předávání osobních údajů do třetích zemí

V-TOP předává pouze anonymizované osobní údaje subjektů údajů do třetí země (země, která není členem Evropské unie), a to do Číny zřizovateli společnosti V-TOP, firmě Hangzhou Meisite Dianzi Keji, s.r.o., se sídlem Tongjianhu Village, Shuangpu Town, Hangzhou City, Čínská lidová republika. Registrační číslo: 330106000008823.

Doba, po kterou společnost V-TOP osobní údaje eviduje

Osobní údaje zpracovávané bez souhlasu subjektu údajů V-TOP zpracovává po dobu nezbytně nutnou a archivuje dle lhůt stanovených právními předpisy. Osobní údaje jsou zpracovávány pro dobu trvání závazkového vztahu či jiného právního titulu, na jehož základě jsou osobní údaje zpracovávány. Jakmile právní důvod zpracování osobních údajů pomine, jsou osobní údaje subjektu údajů z veškerých evidencí V-TOP včetně evidencí zpracovatele vymazány.

Osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu subjektu údajů V-TOP zpracovává po dobu trvání účelu, k němuž byl souhlas se zpracováním údajů udělen, maximálně však po dobu 5 let od udělení souhlasu. Není-li souhlas se zpracováním údajů subjektem údajů obnoven, dochází nejpozději po uplynutí doby 5 let od udělení souhlasu ke zpracování osobních údajů k výmazu osobních údajů subjektu údajů z veškerých evidencí společnosti V-TOP včetně evidencí zpracovatele.

Práva subjektů údajů, jejichž osobní údaje společnost V-TOP zpracovává, v souvislosti s ochranou údajů

právo na přístup k osobním údajům – subjekt údajů je oprávněn vyžádat si kopii osobních údajů, které o něm V-TOP zpracovává, a to včetně informací o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích (resp. kategoriích příjemců), plánované doby uložení osobních údajů, veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů získaných od třetích osob a skutečnosti, zda dochází či nedochází k automatizovanému rozhodování a profilování;
právo na opravu osobních údajů – subjekt údajů je oprávněn požádat o aktualizaci či doplnění osobních údajů, které o něm V-TOP zpracovává (domnívá-li se, že jsou tyto údaje neúplné či nepřesné);
právo na výmaz osobních údajů (právo být zapomenut) – subjekt údajů je oprávněn požádat o výmaz osobních údajů, které o něm V-TOP zpracovává, a to za předpokladu, že:

tyto osobní údaje již nejsou potřebné pro účel, pro který byly shromážděny či zpracovávány,
subjekt údajů odvolal souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovávány a neexistuje jiný právní důvod pro jejich zpracování,
subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování osobních údajů a neexistují-li převažující oprávněné důvody pro zpracování dotčených osobních údajů,
osobní údaje byly zpracovávány protiprávně,
osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti,
osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti;

právo na omezení zpracování osobních údajů – subjekt údajů je oprávněn požádat, aby
V-TOP omezil zpracovávání osobních údajů, jestliže:

subjekt údajů popírá přesnost zpracovávaných osobních údajů, a to na dobu nezbytnou pro ověření těchto údajů ze strany společnosti V-TOP,
zpracování osobních údajů je protiprávní a subjekt údajů nevyužije práva na výmaz osobních údajů,
V-TOP již osobní údaje pro účely zpracování nepotřebuje a subjekt údajů tyto osobní údaje požaduje pro určení, výkon či obhajobu jeho právních nároků,
subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování osobních údajů, a to do doby, než bude rozhodnuto, zda oprávněné důvody společnosti V-TOP převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů či nikoliv;

právo být seznámen s příjemci oprav, výmazů či omezení zpracování osobních údajů –
V-TOP oznamuje informace o opravách, výmazech či omezení zpracování osobních údajů subjektů údajů zpracovateli či příjemci osobních údajů (není-li to nemožné či nevyžaduje-li to nepřiměřené úsilí); požádá-li subjekt údajů V-TOP, bude informován o uskutečnění těchto oznámení;
právo na přenositelnost údajů – subjekt údajů je oprávněn získat od společnosti V-TOP osobní údaje, které společnosti poskytnul, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a předat tyto údaje jinému správci údajů, a to za předpokladu, že jsou tyto osobní údaje automaticky zpracovávány a že jejich zpracování je založeno na uděleném souhlasu se zpracováním osobních údajů či závazkovém vztahu mezi spole
ností V-TOP a subjektem údajů;
právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

subjekt údajů je oprávněn vznést námitku proti zpracování osobních údajů za účelem oprávněných zájmů společnosti V-TOP či třetí strany,
subjekt údajů je oprávněn vznést námitku proti zpracování osobních údajů pro účely marketingu (vznese-li subjekt údajů tuto námitku, nebude V-TOP dále jeho osobní údaje pro účely marketingu zpracovávat);

právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů – poskytl-li subjekt údajů spole
nosti V-TOP souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely zpracování osobních údajů, které poskytnutí souhlasu vyžadují, je oprávněn kdykoliv tento souhlas se zpracováním osobních údajů (který se však nedotkne oprávněnosti již provedeného zpracování osobních údajů, ke kterému došlo před odvoláním souhlasu) odvolat.

Veškerá práva v souvislosti s ochranou údajů je možné uplatňovat přímo u společnosti V-TOP a to prostřednictvím mailu zaslaného na adresu info@vtop.cz či prostřednictvím dopisu doručeného do sídla V-TOP na adresu Františka Diviše 1012, 104 00 Praha 10 – Uhříněves, resp. prostřednictvím mailu pověřence pro ochranu osobních údajů na adresu
lumir.kymr@outlook.com .

Veškeré žádosti související s uplatněním práv v souvislosti s ochranou osobních údajů bude V-TOP resp. Pověřenec pro ochranu osobních údajů vyřizovat bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtě 30 dnů od doručení žádosti. Bude-li to nezbytné, je V-TOP, resp. pověřenec oprávněn tuto lhůtu prodloužit o dalších 60 dnů, o čemž je povinen subjekt údajů informovat.

Veškerá komunikace v souvislosti s uplatněním těchto práv bude ze strany společnosti V-TOP, resp. Pověřence, probíhat způsobem odpovídajícím způsobu, kterým subjekt údajů uplatní svá práva (tj. mailem nebo dopisem).

Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Domnívá-li se subjekt údajů, že při zpracování jeho osobních údajů ze strany společnosti V-TOP došlo k porušení pravidel ochrany osobních údajů, je oprávněn podat stížnost k dozorovému úřadu, tj. Úřadu pro ochranu osobních údajů (adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7; telefon: +420 234 665 111; fax: +420 234 665 444; e-mail: posta@uoou.cz; datová schránka: qkbaa2n).

S případnými dotazy souvisejícími se zpracováním osobních údajů ze strany společnosti
V-TOP se na společnost V-TOP subjekt údajů může obrátit e-mailem na adrese info@vtop.cz písemně na adrese sídla V-TOP Františka Diviše 1012, 104 00 Praha 10 – Uhříněves, případně telefonicky na čísle +420 720 995 374 (pondělí-pátek 09:00-16:00).